MANAJEMEN UMUM

Bab 4
MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

● Arti dan Fungsi Manajemen
Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee :
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi tantang manajemen tersebut, dapatlah disimpulkan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang :
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa dan
d. Kapan akan dilakukan




● Jenjang Manajemen

a. Manajemen Puncak
Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief executive officer (CEO) dan pimpinan lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru dan pengeluaran saham.

b. Manajemen Madya
Manajemen ini disebut juga manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik dan/atau manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

c. Manajemen Operasional
Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer Operasional disebut juga “supervisor garis-pertama”, karena mereka bertanggng jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

● Gerakan Manajemen Ilmiah
Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efisien untuk mengelola produktivitas dan pada saat yang sama menurunkan biaya produksi. Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjdul The Principles of Scientific Management. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien.


SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

● Sekolah klasik
Berasal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Sekolah klasik telah memberikan saran tentag fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

● Sekolah perilaku
Disebut juga leadership, human relation atau behavior sciences school of management. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.

● Sekolah Ilmu Manajemen
Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian.

PERENCANAAN

● Bentuk-bentuk Perencanan
a. Tujuan
b. Kebijakan
c. Strategi
d. Prosedur
e. Aturan
f. Program





● Kegunaan Perencanaan

a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
b. Mengarahkan perhatian pada tujuan
c. Memperingan biaya
d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

● Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan
a. Menetapkan tujuan
b. Menyusun anggapan-anggapan
c. menentukan berbagai alternative tindakan
d. Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih
e. Mengambil keputusan
f. Menyusun rencana pendukung

● Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan yang Rasional
Dalam berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan dating.

● Jangka Waktu Perencanaan
a. Perencanaan jangka panjang
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka pendek

● Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
a. Sulitnya mendapat anggapan secara teliti
b. Perubahan yang sangat cepat
c. kekakuan internal
d. Kekakuan eksternal
e. Waktu dan biaya
● Pengambilan Keputusan
a. Syarat pengambilan keputusan
▪ Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan
▪ Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan yang ingin dicapai
▪ Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis & berbagai alternatif
▪ Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat

b. Alat Pengambil Keputusan
1. Operation Research
2. Teori Probabilitas
3. Linear Programming
4. Analisa Risiko
5. Pohon Keputusan

PENGORGANISASIAN

● Pengertian
Pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen seperti personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik sedemikian rupa, sehinnga dapat dipakai sebagai sarana untu mencapai tujuan.
Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk : hubungan informal dan hubungan formal

● Rentangan Kekuasaan
Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh faktor, antara lain :
a. Latihan dari bawahan
b. Pendelegasian
c. Perencanaan
d. Teknik komunikasi

● Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
Pengelompokan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :
a. Didasrkan pada suatu angka
b. Didasrkan kepada waktu
c. Didasarkan pada fungsi perusahaan
d. Didasarkan pada luas daerah operasi
e. Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan
f. Didasarkan pada jenis langganan

● Karakteristik
a. Keseimbangan
b. Fleksibel

PENGARAHAN

● Prinsip-prinsip Pengarahan
a. Prinsip mengarah kepada tuhan
b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
c. Prinsip kesatuan komando

● Cara-cara Pengarahan
a. Orientasi
b. Perintah
c. Delegasi wewenang






● Komunikasi
Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan sarana-sarana seperti telepon, telegram, telex, radio, televisi, surat kabar, majalah dan lain-lain. Dengan menggunakan sarana-sarana seperti ini diharapkan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien. Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsip berikut :
1. Komunikasi harus jelas
2. Prinsip Integritas
3. Prinsip penggunaan organisasi informal

● Motivasi
1. Motivasi Positif
2. Motivasi Negatif

PENGKOORDINASIAN

● Prinsip-prinsip Koordinasi
a. Prinsip kontak langsung
b. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
c. Hubungan timbal balik di antara faktor-faktor yang ada

PENGAWASAN

● Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah di capai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah di jalankan dengan standart atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.



● Langkah-langkah Pengawasan
a. Menciptakan standard
b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
c. Melakukan tindakan koreksi

● Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
Untuk melakukan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat, yakni :
a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivasi)
b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera
c. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
d. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan
e. Pengawasan harus luwes/fleksibel
f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi
g. Pengawasan harus ekonomis
h. Pengawasan harus mudah dimengerti
i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi

Sumber : BASU SWASTHA & IBNU SUKOTJO (Pengantar Bisnis Modern)